E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Sık Sorulan Sorular

 1) Karşılıklı e-Fatura Düzenleme Zorunluluğu;
E-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların 01.04.2014 tarihinden itibaren birbirlerine kağıt ortamda fatura düzenleme imkanları bulunmamaktadır. E-fatura düzenleme zorunluluğu olan mükelleflerce e-fatura yerine kağıt ortamda fatura düzenlenmiş olması 213 Sayılı VUK kapsamında cezai sorumluluğu bulunmaktadır.
2) E-Fatura Üzerinde Merkez-Şube Ayrımı Nasıl Gösterilebilir ?
Düzenlenen faturada merkez/şube ayrımının yapılabilmesi mümkündür.  Faturanın ad-soyad/ünvan bölümüne merkez ya da şube olduğu bilgisi girilebilmekte ve ilgili şube veya merkezin adres bilgileri eklenebilecektir. Göndericinin kendi unvanında değişiklik yapamamaktadır ancak faturanın not alanına gerekli açıklama yazılarak merkez/şube ayrımı yapılabilir.
Kısacası şubeden düzenlenecek faturalarda bu bilgilerin faturada yer verilmesi gerekir. Bu çerçevede E fatura hizmeti aldığınız Entegratör firmadan destek alabilirsiniz.
3) E-Faturada Sehven Bir Sıra Numarası Atlanmış Ve O Numaraya Hiç Fatura Kesilmemesi Halinde Nasıl Bir İşlem Yapılmalıdır?
 E-fatura uygulaması kağıt faturanın tabi olduğu hükümlere tabidir. Buna göre e-Fatura uygulamasında her seri kendi içerisinde müteselsil sıraya uygun olarak düzenleneceğinden, atlayan faturalara ilişkin olarak;
– Yazılımınızın imkan vermesi halinde atlanılan numaralara iptal kaydı düşülmelidir.
– Bağlı bulunulan Vergi Dairesi Müdürlüğüne dilekçe ile izahatte bulunulması gerekmektedir.
– Yeni düzenlenecek faturalar aynı seri numarası kullanılarak en son kesilen fatura numarasından sıra atlamadan ve atlanılan sıra numaraları kullanılmadan devam edilmelidir.
4) E-Fatura Düzenlerken Dövizli Faturada Bedelin Türk Lirası Karşılığı Gösterilmeli Midir?
E-fatura uygulaması kağıt faturanın tabi olduğu hükümlere tabidir.  Dövizli e-fatura düzenleyen firmalar, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de faturalarını düzenlenebilir. Ancak yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen faturalarda Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz.
Bu çerçevede E fatura hizmeti aldığınız Entegratör firmadan destek alabilirsiniz.
5) E-Fatura Yerine Kağıt Fatura Düzenlenmesinin Hükmü Nedir?
Elektronik fatura uygulamasına dâhil olan mükelleflerin elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere düzenleyecekleri faturaların elektronik fatura olması zorunludur. Bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai hükümler uygulanacaktır.
6) E-Fatura Kesilmesi Gerekirken Kağıt Fatura Kesilmiş Olması Durumunda Bu Kağıt Faturanın      KDV İndiriminde Kullanılması KDV İadesini Engeller Mi?
 E-Fatura kullanıcılarının birbirlerine e-fatura düzenlemesi zorunludur. Bu zorunluluğa uymayan mükellefler VUK ceza hükümlerine tabidir. Mevzuat birimlerinden alınan görüşler doğrultusunda düzenlenen kağıt faturaların kdv ve gider indiriminde kullanılabileceği kabul edilmişse  de e-fatura yerine kağıt fatura düzenlemenin 213 Sayılı VUK kapsamında cezai sorumluluğu bulunmaktadır.
7- Tevkifatlı E- Fatura     Nasıl Düzenlenir?
 E-fatura uygulaması kağıt faturanın tabi olduğu hükümlere tabidir.   Tevkifatlı fatura düzenlenmesi gereken durumlarda e-faturanın bu çerçevede tevkifatlı olarak düzenlenmesi gerekir. Bu çerçevede E fatura hizmeti aldığınız Entegratör firmadan destek alabilirisiniz.
8- KDV’nin sıfır geçilmesi gereken bir fatura keserken hangi kod seçilmelidir?
 İstisna kapsamında bir fatura kesiliyorsa İSTİSNA fatura tipi seçilip KDV  Mevzuatında öngörülen istisna türlerinden hangisine göre işlem yapılacaksa ona karşılık gelen kod seçilmelidir. Eğer fatura istisna kapsamında düzenlenen bir fatura değilse SATIŞ fatura tipi seçilip 351 “ İstisna Olmayan Diğer” kodu seçilmelidir. Bu çerçevede E fatura hizmeti aldığınız Entegratör firmadan destek alabilrisiniz.
9- E-Faturada Firmanın        Logosu Bulunabilir Mi?
 E-faturada firma logosunun yer alması mümkündür. Ancak Faturanın boyutu 60 kb’ı geçmesi durumunda logo e faturada görünmez.
10- Temel e-Faturanın Ticari e-Faturadan Farkı Ne?
Temel fatura red kabul seçenekleri olmadığı için daha çok hizmet faturalarında kullanılan bir fatura türüdür. Ticari faturada red kabul alternatifiniz var bu nedenle mal alış satışlarında bu fatura türü ticari hayatta daha uygun olacaktır.
Ticari faturada karşılıklı bir anlaşmanız olması beklenmektedir. Herhangi bir olumsuzlukta harici hukuki yollara başvurmanız gerektiğinde kanıtınız olacaktır.
11- E- Fatura Nasıl İptal Edilebilir?
Ticari faturalar 7 günlük süre içerisinde iptal edilebilir. Eğer ticari e-fatura düzenlenerek alıcı firmaya gönderilmiş ve iptal edilmek isteniyorsa, müşteri bu e faturayı 7 gün içerisinde reddedilebilir. Sonrasında yeni bir e-fatura oluşturularak müşteriye yeniden gönderilmelidir.
Temel E- faturaların iptal seçeneği bulunmamaktadır. Temel e-fatura gönderilmiş ve iptal edilmek isteniyorsa, faturayı gönderdiğiniz müşterinizin bu faturaya karşılık bir iade e-faturası oluşturup tarafınıza iletmesi gerekir. Bu işlem her iki faturanın birbirini mahsuplaştırması için yeterlidir.
E-Arşiv faturayı, resmîleştirildiği tarihten itibaren 7 gün içinde iptal edebilirsiniz. VUK ve TTK da fatura için belirlenen hükümler e fatura ve e arşiv fatura için de geçerlidir.
İtiraz ve iade işlemlerinde söz konusu kanunların ilgili hükümlerine göre yapılmalıdır. Diğer taraftan internet ile yapılan satışlarda müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alır ve iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte malı satana geri gönderir. Yani e-arşiv faturada iade bölümü bulunmaktadır.
12- Yurtdışına Düzenlenen Hizmet Faturaları Da İhracat E-Faturası Şeklinde Mi Düzenlenmelidir?
E-Fatura kayıtlı kullanıcılarının düzenleyeceği ihracat faturalarının e-fatura olarak düzenlenmesi zorunluluğu sadece mal ihracında söz konusudur. Hizmet ihracı bu kapsamda olmayıp eskisi gibi gönderici e-arşiv kullanıcısı ise e-arşiv fatura değilse kağıt fatura olarak düzenlemeye devam edecektir.
13- Bedelsiz İhracatlar Da E-Fatura Kapsamında Mıdır? Düzenlenecek İse Nasıl Düzenlenmelidir?
Bedelsiz ihracatta da mal çıkışında GÇB düzenlenip düzenlenmediğine göre ihracat e-faturası düzenlenecek olup GÇB ekinde düzenlenmediği müddetçe gönderici e-arşiv kullanıcısı ise e-arşiv fatura değilse kağıt fatura olarak düzenlemeye devam edecektir. Bununla birlikte bedelsiz gönderilen mallar bir GÇB ile çıkacaksa faturası mutlaka e-Fatura olmak zorundadır. Bilindiği üzere, e-Fatura kapsamında bedelsiz faturalar düzenlenebilmektedir.
Bedelsiz ihracat faturası düzenleyecek mükelleflerin e-Faturada “payableamount” (ödenecek tutar) alanına “sıfır” (0) yazması ve “Bilge Sistemi”nde beyanname açılırken bedelsiz alanını seçmesi gerekmektedir.
14- Elektronik Ticaret Gümrük Beyanı (ETGB)- Mikro İhracat Da E-Fatura Kapsamında Mıdır?
Mikro ihracata ilişkin kesilecek faturalar gönderici e-arşiv kullanıcısı ise e-arşiv fatura , değilse kağıt ortamında kesilmeye devam edilecektir. Gerek GTB’nin gerek Başkanlığın bu konuda bir düzenlemesi bulunmamakta olup, aksi belirtilmediği sürece matbu (kağıt/e-Arşiv) fatura düzenlenmeye devam edilecektir.
15- E-Fatura Kesilirken VKN Girme Zorunluluğu Var Fakat Yurtdışı Alıcılarının VKN’si Olmadığından Bu İşlem Nasıl Yapılacaktır?
Alıcı vkn bilgisi bilinmiyorsa 10 haneli 2222222222 numarası yazılarak işlem yapılmalıdır.
16- Şirketlerin Unvan değişikliği halinde ne yapılmalıdır?
Öncelikle yeni ünvana ait Mali Mühür alınmalıdır. Ancak VKN bilgisi değişmediği için yeni mali mühür gelene kadar eski mali mührünüz ile çalışmaya devam etmeniz gerekmektedir.
17- Nevi Değişikliği

E-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Nevi değişikliğine giden mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, e-Fatura Uygulamasından eski Vergi Kimlik Numarasına ait unvan ve mali mühür ile yararlanmaya devam edeceklerdir.

Bu süre zarfında, eski unvanlarına düzenlenen faturaları muhasebeleştirebilecekler, düzenleyecekleri e-Faturalarda, yeni unvan ve Vergi Kimlik Numarası bilgilerine faturanın açıklama alanında yer vereceklerdir. Yeni unvanlarına ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından Başkanlığa iletildikten sonra, Başkanlık tarafından eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive edilecektir. Bu tarihten sonra yeni VKN, yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-fatura düzenlenecektir.

18- E-Arşiv Fatura Uygulamasında Sevk İrsaliyesi Kullanılacak mı ? Şubeye Mal Sevkinde Kâğıt İrsaliye Düzenlenecek Mi?
E fatura veya E-Arşiv fatura kullanan mükelleflerin Sevk İrsaliyesi düzenleme yükümlülükleri aynen devam etmektedir. E-Fatura kullanmayanlara e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen fatura kâğıt ortamında teslim edilir. Bu kapsamda, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir.
Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması zorunludur.” ayrıca e-Arşiv Uygulamasından yararlanan mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyemezler.
Kendi şubeleri arasında malları sevk ederken (dâhili sevk irsaliyesi) düzenlenmeye devam etmek zorundadırlar. Dolayısıyla şubeler arası mal sevkiyatında herhangi bir satış söz konusu olmadığından dahili sevk irsaliyesi düzenlenmeye devam edilmelidir
19- E-Arşiv Mükellefi Olan Firmalar İhracat Faturalarını Nasıl Düzenlemelidir?
E-arşiv fatura kullanıcıları; e-faturaya kayıtlı mükelleflere e- fatura, kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere ise e-arşiv fatura düzenlemek zorundadırlar. Mikro ihracat dahil kesilecek faturalar gönderici e-arşiv kullanıcısı ise e-arşiv fatura olarak düzenlenecektir.
20- Elektronik Arşiv Raporları Başkanlık Sistemine Ne Zaman aktarılmalıdır.
 E-arşiv hizmeti verme konusunda başkanlıktan izin alan özel entegratörler, e-Arşiv Raporunu aylık olarak oluşturup takip eden ayın 15 nci günü saat 24:00’a GİB sistemine aktarmak zorundadırlar. Bu çerçevede firmalar E arşiv raporu başkanlık sistemine aktarılmadan önce faturalarını entegratörlere iletmelidir.
Fatura düzenleme limiti altında kalan satışlar için e-arşiv fatura düzenlenmesine gerek yoktur, perakende satış fişi ile işlem yapılabilir
21- E-Arşiv Uygulamasına Geçmeden Evvel Matbaada Bastırılmış Olan Faturalar
E-arşiv faturası uygulamasına geçildikten sonra yalnızca e-arşiv faturası düzenlenebilmektedir. Ancak firmalar önceden bastırdıkları, faturaları da muhafaza ederek, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sisteminde yaşanacak muhtemel bir sorunda, işlerinin aksamaması için bu faturaları kullanabileceklerdir. Ancak bu durumda firma ilgili sorunu gösteren ekran görüntüsünü alarak ilgili kurumları bilgilendirmekle mükelleftir
22- E-Fatura Kullanıcısına E-Arşiv Faturası Kesilebilir Mi?
E-fatura uygulayıcıları e-fatura kullanıcılarına yalnızca e-fatura düzenleyebilirler. Bu çerçevede E-Arşiv mükellefi firmanın fatura keseceği kurum da e fatura kullanıcısı ise, E Arşiv değil E fatura kesilmelidir.
Çünkü e-fatura kullanıcıları aralarında yaptıkları işlemlerde yalnızca E fatura düzenleyeceklerdir.